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La dématérialisation à la portée de tous

La dématérialisation à la portée de tous

La SPL-Xdemat a été développée par des collectivités pour des collectivités afin de leur fournir des outils de dématérialisation alliant simplicité d’utilisation et performance. Les collectivités et EPCI de l’Aisne peuvent en bénéficier contre une simple adhésion.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Collectivités et EPCI (établissements publics de coopération intercommunale) ont l’obligation de remplacer par des fichiers ou des flux numériques les documents relatifs aux marchés publics, la transmission des flux comptables et bientôt les actes envoyés au contrôle de légalité. La dématérialisation poursuit 4 objectifs : préserver l’environnement, supprimer le papier, faciliter et accélérer la transmission des données et diminuer les coûts indirects (frais postaux).
Les collectivités doivent mettre en place ces projets sans forcément disposer en interne des ressources humaines et techniques nécessaires.

Qu’est-ce que la SPL-Xdemat ?

En 2012, les Départements de l’Aube, des Ardennes et de la Marne ont décidé d’unir leurs forces pour créer une SPL (société publique locale) dédiée à la question de la dématérialisation. Ils ont été rejoints dans la foulée par la Haute-Marne, l’Aisne, en février 2013, puis la Meuse, les Vosges ainsi que l’ancienne Région Champagne-Ardenne.
Leur objectif est de mutualiser les moyens (humains, techniques, financiers) pour permettre aux plus petites structures de pouvoir accéder à des outils performants à des tarifs abordables. La SPL peut ainsi mettre en place une plateforme interdépartementale de dématérialisation qui profitera d’une large audience.
Cette société de droit privé fonctionne avec du personnel issu des différents Conseils départementaux. Les communes et autres structures adhérentes ont ainsi accès, en plus du package d’outils, à une assistance technique de proximité.

Comment adhérer ?

Chacun des 7 Départements a acquis autant d’actions que de collectivités sur son territoire. A titre d’exemple, l’Aisne a acheté 1 100 actions pour donner la possibilité à ses 1 100 communes, intercommunalités, EPCI, d’adhérer à la SPL. Pour ce faire, ils doivent acheter une action (15,50 €) auprès du Conseil départemental et s’acquitter d’une cotisation annuelle à la SPL. Celle-ci varie en fonction de la strate de la commune mais aussi de la formule choisie.

Une boîte à outils

La formule de base propose plusieurs modules : Xmarchés® (publication des marchés publics), Xactes® (transmission des actes au contrôle de légalité), Xpostit® (suivi des dossiers dématérialisés), Xcelia® (archivage électronique), Xsare® (courrier mail avec accusé de réception).
Ces outils sont accessibles depuis une seule interface et ne nécessitent l’installation d’aucun logiciel. L’usager accède à toutes ces fonctionnalités depuis un ordinateur fixe ou portable, une tablette, au bureau, à domicile, en réunion ou en déplacement.
D’autres outils sont proposés à la carte, avec un coût supplémentaire : Xelec® (gestion des listes électorales), Xsip® (paiement en ligne par carte bancaire), Xfluco® (télétransmission des flux comptables), Xparaph® (parapheur électronique), Xrecensement® (recensement militaire), Xconvoc® (convocations aux réunions), etc.

Quels avantages ?

Les actionnaires de la SPL bénéficient de tout un package d’outils à des tarifs abordables, ce qui inclut également la maintenance, l’accompagnement et l’assistance technique de proximité par des agents du Conseil départemental.
Les solutions proposées par la SPL sont développées par des collectivités pour des collectivités. Il s’agit d’outils flexibles qui sont amenés à évoluer en fonction des besoins des actionnaires.
Les outils de dématérialisation permettent aux collectivités d’accélérer leurs démarches administratives, comme le dépôt des actes au contrôle de légalité par exemple. Ce gain de temps se traduit également par un gain économique puisqu’à terme les collectivités peuvent alléger le budget dédié aux envois postaux (recommandés). Enfin, ces outils permettent de libérer du temps pour les agents, comme les secrétaires de mairie, qui, pour la plupart en milieu rural, ne sont présents que quelques heures par semaine au sein de la collectivité.


Pour plus de renseignements, il existe un référent pouvant répondre à vos questions au sein de chaque Département adhérent.


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