120 bibliothèques axonaises sont alimentées en livres, BD, CD et DVD par le service Aisne Lecture Publique du Département. Pour gagner en efficacité, faciliter la manutention et offrir aux lecteurs des collections plus souvent renouvelées, les agents du Département déploient progressivement la technologie RFID* sur l’ensemble des 300 000 documents en stock. Un chantier d’envergure mené avec les bibliothèques partenaires.
* RFID : de l’anglais Radio Frequency Identification (radio identification en français)
C’est un grand jour au sein de la médiathèque de Mons-en-Laonnois : les camions sont à quai pour préparer une transformation majeure… Aujourd’hui tous les ouvrages quittent la bibliothèque et seront immédiatement remplacés par un nouveau fonds, entièrement renouvelé, allégé et qui sera ainsi mieux mis en valeur dans les rayonnages. Une petite révolution qui a demandé de longues semaines de préparation…
Modernisation numérique
Tout commence au sein du Service Lecture Publique du Conseil départemental de l’Aisne. Depuis plusieurs années, les agents mènent un vaste chantier de modernisation numérique. Nouvelle étape depuis un an : l’équipement en puces RFID* de l’ensemble des documents. « C’est un changement majeur : la technologie RFID est un outil numérique qui nous permet de gérer et prêter nos collections plus efficacement, plus rapidement, tout en facilitant la manutention » explique Emilie Thilliez, cheffe du service Aisne Lecture Publique.
Comment ça marche ?
Chaque document est désormais équipé d’une puce radio identifiée par un lecteur (automate, platine ou terminal mobile). « Nous ne sommes plus obligés de scanner livre par livre comme avec les codes-barres » précise Sébastien Audierne, responsable du pôle numérique en bibliothèque, « nous pouvons désormais traiter les livres par lots ». Le gain de temps est considérable. « Pour 30 documents, il fallait cinq minutes avec l’ancien système. Avec les puces RFID *, 30 secondes suffisent » ajoute Florence Bertanier, chargée de mission numérique.
Une manutention beaucoup plus rapide, moins de manipulations répétitives, moins de risques de troubles musculosquelettiques… le système n’a que des avantages pour les équipes.
L’enjeu est aussi documentaire. Au fil des ans, les collections du Département présentes dans les bibliothèques partenaires n'ont pas pu être complètement remplacées, et des documents trop anciens ne donnent pas envie d'être empruntés. Le chantier RFID permet d’assainir l’ensemble du fonds, document par document et de proposer des documents plus récents à l'ensemble des bibliothèques partenaires. « Nous repartons sur des fondations saines » poursuit Emilie Thilliez.
Une mise en œuvre par étapes
« La première phase a consisté à équiper les 50 000 documents du magasin central à Laon, immobilisés temporairement pour permettre l’encodage. Reste maintenant un défi de taille : équiper les 250 000 documents dispersés dans les 120 bibliothèques du réseau départemental.
« Pour cela, l’équipe a conçu un protocole extrêmement rigoureux » résume Thomas Dudebout, vice-président du Conseil départemental de l'Aisne, Transition et stratégie Numérique.
Chaque bibliothèque est accompagnée en amont : rencontre avec l’équipe et les élus, présentation et explication des étapes. Les bibliothèques doivent alors rassembler et bloquer les documents empruntés par leurs lecteurs. Puis elles viennent dans les locaux d’Aisne Lecture Publique choisir les ouvrages équipés en RFID qui constitueront leur nouveau fonds. Le chassé-croisé des collections, anciennes et nouvelles, se fait sur une ou deux journées en fonction des volumes.
Exemple durant les vacances de février à la médiathèque de Mons-en-Laonnois : 5 700 ouvrages ont été récupérés, mis en caisse et ramenés au sein des rayonnages du Service Lecture publique à Laon. En échange, la médiathèque a récupéré un fonds entièrement renouvelé avec 1 875 ouvrages mis à disposition des 270 adhérents « Il nous a fallu anticiper pour récupérer dans les temps tous les ouvrages prêtés aux adhérents… mais ils vont pouvoir désormais découvrir toutes les nouveautés et leur médiathèque réagencée ! » se réjouit Amélie Adam, bibliothécaire.
Des fonds renouvelés
Dans chaque bibliothèque, l’arrivée d’un nouveau fonds documentaire produit des effets inattendus mais très positifs : allègement des rayonnages, réagencement d’espaces vieillissants, meilleure visibilité et mise en valeur des collections… « Certaines bibliothèques nous ont remerciés. Elles réaménagent et dynamisent leurs espaces et constatent que les livres sortent mieux, qu’ils sont empruntés plus souvent par leurs lecteurs » se félicite Florence Bertanier.
24 bibliothèques ont ainsi renouvelé tout leur fonds documentaire en 2025. Une vingtaine sera traitée chaque année. Objectif : finaliser l’ensemble du réseau des 120 bibliothèques adhérentes d’ici 2028.
Pour les usagers, les bénéfices sont directs : des collections plus récentes, mieux présentées, plus souvent renouvelées. « Ce nouvel outil s’inscrit pleinement dans la politique de modernisation de la lecture publique engagée par le Département depuis plusieurs années. Il améliore la circulation des documents et offre aux Axonais un accès facilité, plus fluide et régulier aux collections, aux nouveautés et à la culture ! » résume Nicolas Rébérot, vice-président du Conseil départemental de l'Aisne, Action culturelle et Patrimoine
